Bekerja di bidang event management sangat melelahkan sekaligus juga menantang karena Anda harus mengatur banyak hal, bertemu banyak klien, dan mengkoordinir banyak orang. Ada banyak hal yang harus Anda kerjakan mulai dari sebelum, selama, hingga setelah event berlangsung. Ada banyak orang yang mencoba terjun di bidang ini, tapi apakah mereka sudah siap dengan tantangan yang akan mereka hadapi sebagai event planner? Jika Anda saat ini baru terjun di bidang ini, berikut adalah sifat-sifat yang harus dikembangkan agar Anda bisa menjadi seorang event planner yang sukses.

Merencanakan dan menyiapkan segala sesuatu dengan matang

Dalam merencanakan sebuah event, seorang event planner harus merencanakannya sampai mendetail. Jika satu detail saja terlewat, bisa jadi hal itu akan mengganggu keharmonisan detail-detail lainnya. Jadi agar event yang Anda selenggarakan bisa berjalan dengan sukses, buatlah rencana lengkap apa saja yang ingin Anda dan team lakukan dan sampai sejauh mana rencana Anda bisa dilakukan.

Selalu lihat jauh ke depan, yang berarti Anda juga harus bisa melihat apa saja gangguan-gangguan yang mungkin bisa mengancam jalannya event. Persiapkan rencana cadangan jika terjadi gangguan atau kesalahan saat hari-H. Persiapkan tidak hanya satu, namun beberapa rencana cadangan. Dengan demikian, walaupun kita tidak menginginkan kejadian yang tidak dikehendaki, jika pada akhirnya terjadi juga, kita sudah memiliki back-up plan untuk mengatasinya. Tips untuk melakukan ini mungkin bisa juga dengan cara menempatkan diri Anda di posisi klien (client) dan mengubah cara berpikir Anda dari sudut pandang mereka. Pikirkan apa saja yang kira-kira akan menjadi permintaan klien yang mungkin akan diajukan mendadak oleh mereka atau hal-hal yang sekiranya ingin mereka hindari.

Sealain itu, buat pertemuan dengan para vendor dan tanyakan apa saja yang mereka butuhkan serta apa saja yang mereka akan bawa pada saat event. Pastikan Anda mendapat semua rincian dari para vendor. Cek semua perangkat event berkali-kali untuk memastikan bahwa semuanya berfungsi dengan baik. Perencanaan serta persiapan yang matang akan membuat event berjalan lancar.

Memiliki passion sebagai event planner

Bekerja di event management companies bukanlah hal yang mudah, bahkan cenderung membuat stress. Ada banyak hal yang harus Anda lakukan dan orang-orang yang harus Anda hubungi. Pekerjaan ini juga umumnya sering menuntut jam lembur. Belum lagi jika Anda mendapat klien yang bawel yang menuntut persyaratan bermacam-macam. Akan sangat sulit bertahan di bidang ini jika Anda tidak memiliki passion dan kemauan keras mengatasi tantangan yang harus Anda hadapi dalam menyelenggarakan sebuah event. Oleh karena itu dari awal, seorang event planner harus paham betul tekanan apa saja yang mungkin akan mereka terima di kemudian hari dan harus yakin bahwa mereka memang berniat bekerja di bidang ini.

Fleksibel

Bekerja di bidang ini membuat Anda harus bisa bersikap fleksibel dan pandai-pandai mencari alternatif karena situasi dan kondisi bisa berubah sewaktu-waktu. Sebagai contoh, ada kenaikan harga di venue yang ingin Anda pakai. Mungkin Anda bisa mencari venue lain yang setara kualitasnya namun dengan harga yang lebih miring, atau tetap menggunakan venue yang sama namun mencari alternatif untuk perangkat lain agar dana dari klien tetap cukup untuk menjalankan event. Anda harus bisa beradaptasi dengan semua situasi dan kondisi yang mungkin terjadi. Selain itu, dari segi waktu, Anda sendiri juga harus fleksibel karena pekerjaan event management sangat membutuhkan orang yang bisa bekerja hingga larut malam dan mau untuk mengorbankan waktu liburnya untuk penyelenggaraan event.

Tetap tenang di bawah tekanan

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, sebagai event planner, Anda akan menghadapi banyak tekanan. Namun seorang event planner yang mampu tetap tenang dan tersenyum sembari membereskan segala masalah adalah orang akan sukses ke depannya. Klien, vendor, dan para pengunjung akan merujuk kepada Anda saat mereka membutuhkan panduan. Melihat Anda yang tetap tenang akan menenangkan mereka juga akan meyakinkan mereka bahwa Anda adalah perusahaan event organizer profesional yang bisa diandalkan.

Memiliki visi

Dalam hal ini, visi yang dimaksud adalah bayangan apa saja yang harus Anda lakukan agar pengunjung tertarik dengan event yang Anda selenggarakan dan mereka bisa mendapatkan manfaat positif dari event yang mereka kunjungi ini. Yang dimaksud bukan hanya visi untuk menampilkan event sesuai desain saja, tapi di semua detail, seperti dekorasi, target pengunjung, tema event, makanan, hiburan, sponsor, dan lain sebagainya. Dalam lingkup global, Anda juga harus mempunyai visi di bidang apa perusahaan event organizer Anda akan berfokus, siapa saja target customer-nya, target penjualan, dan mau dibawa ke mana perusahaan Anda ke depannya.

Memperhatikan semua detail

Saat Anda membuat rencana event, tentu Anda akan menemukan bahwa satu rencana bisa berkembang biak menjadi puluhan hingga ratusan detail. Seorang event planner yang baik harus bisa mengawasi dan memperhatikan semua detail ini satu persatu serta mengetahui jika ada perubahan di salah satu detail sekecil apa pun itu dan apa pengaruhnya terhadap detail-detail yang lain. Dengan memperhatikan semua detail ini, Anda bisa segera mencari alternatif lain sebelum satu hal kecil itu merusak sisa rencana lainnya.

Memiliki kemampuan mendengar yang baik serta memahami permintaan klien

Klien adalah faktor utama bagi keberhasilan sebuah perusahaan event organizer dan tujuan utama dari bisnis event organizer adalah mewujudkan permintaan klien dan memberikan pengalaman terbaik bagi mereka dan para pengunjung event. Jika Anda ingin menjadi seorang event planner yang sukses, Anda harus mampu memahami apa saja yang diinginkan klien, apa saja visi misi klien, mampu menjadi pendengar yang baik, dan bersikap sabar atas semua keluhan klien, serta mampu memberikan rasa percaya diri bagi klien. Jika Anda ingin bisnis eo pameran Anda menjadi event organizer terbaik di Indonesia, Anda harus bisa bersikap rendah hati dan menyampingkan semua ego Anda serta mengutamakan permintaan klien dan pengunjung event.