Jika Anda berencana untuk mengadakan event organizing pada waktu dekat, dan masih bingung menentukan cara yang tepat supaya acara yang diselenggarakan berjalan lancar, kini bisa menyusunnya sendiri. Hal paling penting sebagai penentu kesuksesan sebuah acara atau event yaitu perencanaan matang dan kerja tim yang benar. Di bawah ini terdapat 7 tips dan trik menyelenggarakan event supaya sukses.

  1. Apa Tema dan Konsepnya?

Konsep dan tema suatu event termasuk faktor penentu utama kesuksesan suatu event. Sebuah konsep event organizing yang unik dan menarik pastinya akan menawarkan kesan tersendiri pada setiap orang yang ikut terlibat dalam event yang diselenggarakan. Dalam hal ini, sebaiknya lakukan brainstorming gagasan bersama semua anggota yang akan dilibatkan dalam event tersebut. Selain itu, minta setiap anggota tim untuk menyampaikan gagasannya masing-masing, lalu lakukan voting pemilihan konsep event yang hendak digunakan. Dengan memikirkan ide dan gagasan konsep acara bersama para tim tentunya lebih menyenangkan dibandingkan memikirkan konsepnya sendiri.

  1. Bagaimana Pembagian Tugasnya?

Sesudah menemukan konsep dan tema acara yang hendak diangkat, selanjutnya Anda harus membentuk tim kepanitiaan acara. Anda bisa membagi panitia melalui beberapa divisi, lalu pastikan tiap-tiap divisi mempunyai job desc yang benar-benar jelas. Hal tersebut untuk menghindari anggota tim kepanitiaan merasa kebingungan ketika menjalankan peran dan tugasnya. Usahakan juga tugas yang Anda berikan pada tiap-tiap anggota tim sesuai dengan bakat dan minat yang mereka miliki sehingga mereka pun merasa bertanggung jawab terhadap peran dan tugasnya masing-masing.

  1. Mulai Rencanakan Anggaran

Ketika melakukan event organizing, jangan lupa melakukan perencanaan anggaran supaya Anda mengetahui tentang gambaran berapa biaya operasional penyelenggaraan acara yang dibutuhkan. Buatlah daftar apa saja yang dibutuhkan, seperti perlengkapan apa yang wajib dibeli hingga berapa kisaran harga penyewaan tempat untuk melaksanakan acara tersebut. Anda juga perlu melakukan survey tempat untuk penyelenggaraan acara yang telah dipilih, mulai jumlah tempat duduk yang telah tersedia, dan apakah tempat yang dipilih tersebut sudah sesuai dengan tema dan konsep event yang diselenggarakan. Selain itu, apakah lokasi menuju tempat tersebut mudah diakses. Adapun tempat yang jauh di pusat kota serta sulit dijangkau perlu dipertibangkan apakah tamu yang Anda undang tersebut akan hadir ataukah tidak. Maka dari itu, sebaiknya pilih lokasi yang strategis dengan akses yang mudah dijangkau dari berbagai lokasi.

  1. Bagaimana Susunan Acaranya?

Tak sedikit orang justru membuat rundown event ketika mendekati hari H. Namun justru cara tersebut kemungkinan besar membuat acara Anda berantakan, disebabkan oleh kurangnya persiapan di tiap-tiap anggota tim. Supaya tiap anggota yang terdapat dalam tim memahami dengan benar alur acara, sebaiknya susun acara yang akan diselenggarakan jauh-jauh hari. Lewat rundown event yang jelas, tentu semua panitia pun akan mengetahui arah event yang nantinya digelar sehingga persiapan pun bisa dilakukan dengan lebih matang.

  1. Timeline Untuk Mengontrol Planning Acara

Timeline memiliki peranan yang begitu penting untuk mengontrol perencanaan suatu acara. Seperti misalnya, mengetahui sampai mana perencanaan dan persiapan yang telah dilakukan, dan apakah tiap-tiap anggota tim telah melakukan tugasnya. Kemudian list segala sesuatu yang dirasa masih kurang. Dari sinilah Anda mengetahui seberapa matangnya perencanaan dan persiapan yang telah dilakukan. Tak ada salahnya untuk menentukan deadline pada tiap anggota tim, untuk memastikan apakah mereka bekerja lebih konsisten tanpa menunda kewajibannya. Selain itu, lakukan follow up untuk semua anggota, mengenai apa pun yang telah mereka lakukan, kemudian ketahui kendala yang dihadapi oleh tiap-tiap anggota saat menjalankan tugas yang telah diberikan.

  1. Kerja Sama Tim Itu Penting

Perencanaan acara yang matang, konsep menarik dan lokasi yang strategis tentu bukan apa-apa jika tidak diiringi dengan teamwork yang benar-benar solid. Dapat dikatakan, kerja sama tim merupakan elemen paling utama sebagai penentu kesuksesan acara. Maka dari itu, usahakan komunikasi diantara tiap-tiap anggota tim dapat berjalan baik, sehingga tidak ada kesalahpahaman sehingga berujung perpecahan antar sesama anggota.

Komunikasi sebenarnya tak hanya dibutuhkan ketika merencanakan acara saja, melainkan juga sangat dibutuhkan ketika acara sedang berlangsung. Dimana setiap anggota pastinya ditugaskan pada titik-titik berbeda. Untuk memudahkan komunikasi yang terjadi antar anggota tim tersebut, Anda bisa menggunakan Walkie Talkie atau Handie Talkie (HT) sehingga memungkinkan komunikasi tetap terjalin dengan baik meskipun dalam jarak jauh.

  1. Tak Ada Salahnya Membuat Opsi Rencana Lain

Jika perencanaan sudah dibuat dengan sangat matang, namun dikarenakan tempat berlangsungnya acara tidak memungkinkan tentu Anda tak mungkin membatalkan acara tersebut bukan? Maka dari itu, jangan lupa selalu menyiapkan lebih dari satu rencana. Dengan begitu ketika rencana A tak memungkinkan untuk Anda lakukan, maka Anda masih mempunyai rencana kedua dalam kegiatan event organizing yang Anda kerjakan.