Venue atau tempat dilangsungkannya acara adalah salah satu hal yang perlu dipertimbangkan dan dicari seawal mungkin. Venue juga berpengaruh besar terhadap suksesnya acara. Sering kali kita membaca berita pengunjung meninggal di tengah event karena kehabisan nafas atau terdesak oleh pengunjung lain di dalam venue. Jika ini terjadi maka kesalahan terletak pada event organizer yang tidak mempertimbangkan kapasitas venue dengan jumlah pengunjung.

Memang memilih venue sedikit ribet, tapi jangan dijadikan beban. Anggaplah memilih venue sebagai tantangan yang harus ditaklukan. Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan saat Anda berkeliling mencari venue. Berikut panduan memilih venue yang tepat untuk acara besar Anda.

  • Tahu siapa target pengunjung dan berapa jumlahnya

Ketika Anda mulai merencanakan venue, satu informasi penting yang sudah harus Anda ketahui adalah siapa tamu Anda atau target pengunjungnya, serta berapa banyak orang yang Anda harapkan akan hadir di acara Anda. Setiap venue memiliki kapasitas daya tampung yang berbeda-beda. Jadi, dengan mengetahui jumlah orang yang diharapkan hadir, Anda bisa dengan cepat menyaring venue yang akan dipilih.  Tapi ada beberapa jenis acara yang secara tidak langsung sudah menentukan tipe venue yang akan dipakai. Sebagai contoh, konser lagu harus memakai hall yang besar dan luas, lapangan atau stadion. Begitu juga dengan event olahraga.

Selain jumlah tamu, Anda juga harus tahu siapa target acara Anda. Memilih venue tidak sekedar mencari venue yang mampu menampung semua pengunjung atau yang mampu merepresentasikan event Anda, tetapi juga yang mampu memenuhi ekspektasi tiap pengunjung. Sebagai contoh pengunjung konser orkestra pasti mengharapkan venue yang memiliki akustik yang bagus.

  • Cek tanggal pelaksanaan

Tanggal pelaksanaan event bisa menjadi faktor yang membatasi pilihan Anda. Venue yang Anda pilih bisa saja tidak available pada tanggal event. Jadi Anda harus memilih apakah harus mengubah tanggal pelaksanaan demi mendapatkan venue atau mengubah venue agar acara tetap terselenggara sesuai rencana. Anda harus mendiskusikan dahulu dengan keluarga atau klien (jika Anda bekerja sebagai event planner) yang mana yang lebih fleksibel, tanggal pelaksanaan atau venue.

 

  • Hitung budget

Jika Anda bekerja di sebuah perusahaan event organizer sebaiknya dari awal Anda sudah menanyakan berapa budget yang kiranya bisa dikeluarkan oleh klien Anda. Begitu juga jika Anda bekerja sendiri. Anda tentu sudah mengestimasi berapa banyak yang bisa Anda keluarkan untuk menyewa venue. Dengan mengetahui budget, Anda bisa mengetahui tipe venue yang bisa digunakan untuk event. Seorang event planner yang bagus akan tetap mampu menyelenggarakan sebuah event walaupun dengan dana terbatas dan dengan pilihan venue yang terbatas.

  • Tentukan tipe venue

Setelah Anda mengetahui jumlah tamu dan budget, sekarang waktunya Anda menentukan tipe venue yang akan dipakai. Untuk acara pernikahan, seminar, konferensi, dan workshop, umumnya orang banyak menggunakan hotel dan conference atau convention hall. Jika Anda tidak berhasil menemukan hotel atau conference hall yang available untuk hari H, cobalah untuk mencari alternatif lain. Pikirkan tempat lain yang tidak hanya sesuai dengan konsep acara namun juga menarik minat para tamu atau pengunjung untuk datang.

Pertimbangkan juga hal-hal teknis yang berkaitan dengan acara. Seperti misalnya, untuk acara seminar, Anda mungkin membutuhkan venue yang memiliki layar proyektor, sound system bagus, podium, atau meja dan kursi dalam jumlah banyak. Untuk acara pernikahan atau reuni sekolah, Anda mungkin membutuhkan venue yang memiliki panggung untuk band musik dan juga lantai dansa.

Pertimbangkan juga pelayanan yang ditawarkan venue dan apakah pelayanan tersebut menambah nilai untuk event yang Anda selenggarakan. Cari tahu juga apakah venue memiliki peraturan-peraturan khusus. Ada venue yang memberikan peraturan bahwa penyewa venue harus menggunakan vendor yang sudah ditentukan venue, atau ada kriteria-kriteria khusus dalam mendekor venue.

Tambahan lain yang perlu diperhatikan saat memilih venue adalah

  • Apakah venue tersebut memiliki tempat parkir yang cukup?
  • Apakah ada layanan valet?
  • Apakah manajemen venue menawarkan jasa keamanan?
  • Apakah venue menawarkan paket tambahan seperti katering, hiasan bunga, meja dan kursi beserta taplaknya, dan lain sebagainya?
  • Apakah venue memiliki staf cleaning service?
  • Cek reputasi venue

Setelah Anda berhasil menyortir pilihan venue, periksa kembali reputasi dan kredibilitas venue. Cari tahu apakah ada testimoni dan review baik dari pengguna sebelumnya dan apakah pernah ada konflik antara manajemen venue dengan penyewa venue.

Melalui cara-cara di atas, Anda akan bisa menemukan venue yang tepat untuk acara besar Anda. Jika Anda seorang event planner, Anda masih harus melalui satu tahap lagi yaitu mendapatkan persetujuan klien. Tapi jika dari awal Anda sudah memahami apa yang diinginkan klien dan menjadikannya sebagai bahan pertimbangan, maka kemungkinan besar klien akan puas dengan jasa event organizer Anda karena sudah menemukan venue yang terbaik bagi mereka.