Sebagai tuan rumah yang menyelenggarakan acara gathering atau launching produk, Anda tentu tidak ingin acara yang digelar gagal total. Itu sebabnya, Anda perlu bekerjasama dengan perusahaan event oganizer berpengalaman yang terbukti profesionalitasnya. Satu dari sekian banyak perusahaan event organizer yang bisa dipercaya adalah ROTE Creative Production. Jasa yang ditawarkan bisa Anda akses lengkap melalui website resmi perusahaan. Lalu mengapa harus bekerjasama dengan ROTE? Apa istimewanya ROTE jika dibandingkan dengan perusahaan EO lain? Untuk menjawab pertanyaan ini, Anda perlu paham beberapa aspek yang umumnya menjadi tolok ukur profesionalitas sebuah event organizer.

  1. Pilihan venue

Sebuah penyedia jasa EO profesional pasti memiliki pilihan venue yang akan disesuaikan dengan konsep acara permintaan klien. Dengan pilihan venue yang tepat, segala resiko yang mungkin terjadi selama acara bisa diprediksi. Dengan begitu, pemilik acara pasti akan merasa puas dan senang terkait layanan yang diberikan. Secara umum, pertimbangan yang dibutuhkan untuk pemilihan tempat acara selain konsep adalah jumlah tamu undangan, kelayakan bangunan, dan jalur transportasi yang tersedia.

  1. Interior dan eksterior desain

Aspek lain yang membuat EO dipercaya kliennya adalah kemampuan untuk mendesain interior maupun eksterior area. Misalnya saja untuk acara gathering perusahaan yang diselingi gala dinner, penataan panggung, gate, meja kursi tamu undangan, sound system, hingga pencahayaan sangat penting untuk membuat semua tamu undangan yang hadir merasa nyaman. Nantinya, instalasi kabel yang berhubungan dengan kelistrikan juga perlu dipertimbangkan dengan matang agar tidak terjadi resiko yang membahayakan, seperti korsleting listrik, membuat orang tersandung, atau masalah lainnya.

 

  1. Mempunyai check list lengkap

Sebuah perusahaan EO dikatakan profesional dan handal apabila perusahaan yang bersangkutan memiliki staf khusus yang bertanggungjawab mencatat semua kebutuhan selama acara dan membaginya sesuai kepentingan acara. Nantinya checklist yang sudah dibuat harus dikontrol pemakaiannya, agar pihak divisi lain dalam EO maupun pemilik acara tahu mana jenis kebutuhan mendesak (tingkat urgenitas) yang harus dipenuhi terlebih dahulu dan mana yang tidak.

 

  1. Booking artis

Sebuah acara yang diselenggarakan perusahaan besar maupun perusahaan kelas menengah tidak akan terlihat mewah dan menyenangkan ketika tidak ada artis didalamnya. Itu sebabnya, Anda perlu bekerjasama dengan EO yang memiliki link luas terhadap artis peran atau penyanyi yang ada di Indonesia. Link inipun nantinya akan disesuaikan dengan kebutuhan operasional acara dari perusahaan klien. Pastinya, Anda perlu berdiskusi tentang nama artis yang ingin Anda datangkan dan komitmen dari EO untuk mendatangkannya.

 

  1. Koordinasi talent

Agar acara lancar digelar, perlu adanya staff khusus yang menangani koordinasi talent (talent treatment). Staff ini nantinya mengoordinir kebutuhan yang diinginkan pemilik acara dan pelatihan gladi kotor hingga gladi bersih terhadap semua pengisi acara. Koordinasi talent sangat dibutuhkan untuk membuat rundown timeline yang sudah direncanakan sejak awal acara berjalan sebagaimana mestinya.

 

  1. Percepatan izin acara

Ketika Anda ingin acara gathering atau acara perusahaan yang Anda gelar berjalan lancar, perlu adanya EO yang berani menjamin percepatan izin pelaksanaan acara. Izin ini umumnya berkaitan dengan izin penggunaan gedung dan izin keramaian. Ketika kedua izin tersebut didapat dari pihak terkait, tidak akan ada masalah yang muncul dan mengganggu pelaksanaan acara.

 

  1. Keberadaan team security

Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, keberadaan team security sangat penting dan Anda bisa bekerjasama dengan EO yang memiliki team security solid. Dengan pengamanan yang diberikan oleh team security, Anda tidak akan merasa khawatir saat menghadirkan tamu penting ke tengah acara. Meski begitu, saat Anda meminta pengamanan dari team security, pastikan background dari masing-masing anggota team dengan bertanya pada pihak penyedia jasa.

 

  1. Pengaturan parkir

Meski terkesan sepele, pengaturan parkir kendaraan yang tidak diperhatikan dengan benar bisa membuat acara yang ingin digelar megah berakhir berantakan. Itu sebabnya, saat Anda bekerjasama dengan vendor EO, pastikan bahwa mereka memiliki team survey yang paham tentang alokasi parkir di area yang akan digunakan.

 

  1. Pengaturan catering

Satu lagi hal yang penting adalah pengaturan catering. Semua tamu undangan yang hadir di acara yang digelar pasti akan merasa senang apabila catering yang disediakan memadai. Itu sebabnya, saat Anda bekerjasama dengan sebuah perusahaan EO, pastikan vendor catering yang bekerjasama dengan mereka adalah vendor profesional yang pernah menangani proyek besar.

 

  1. Timeline schedule

Dalam sebuah acara gathering, gala dinner, grand opening, atau launching produk, tentu ada timeline schedule yang harus dipatuhi agar semua rangkaian acara berlangsung dengan baik. Itu sebabnya, sebuah perusahaan EO akan terlihat profesionalitasnya ketika mereka memiliki anggota yang bertugas menangani timeline dan memastikan setiap jadwal acara yang diinginkan berlangsung sesuai perencanaan.

 

Nah, 10 aspek diatas adalah aspek yang bisa dipenuhi oleh ROTE sebagai EO yang profesional di bidangnya. Itu sebabnya, jika Anda memang ingin mendapatkan kepuasan terkait acara tidak perlu ragu untuk menghubungi kami segera.